BAB 10
SISTEM PEMPROSESAN DATA
ELEKTRONIK
SISTEM-SISTEM MASUKAN DENGAN KERTAS
Dalam beberapa system akuntansi yang
terkomputerisasi, masukan-masukan ke system akuntansi berupa dokumen sumber
yang ditulis tangan atau diketik. Dokumen tersebut kemudian dikumpulkan dan
dikirimkan ke bagian pengoperasian computer untuk pemeriksaan kesalahan dan
pemrosesan
Tahap pemrosesan masukan :
o Penyiapan dan Pelengkapan Dokumen Sumber
Dokumen-dokumen sumber seperti order penjualan, diarsip secara manual.
Kesalahan-kesalahan yang terjadi dapat diminimalkan jika dokumen sumber
dirancang dengan baik dan mudah dimengerti
o Pengiriman Dokumen-dokumen Sumber ke Pemrosesan Data
Ketiadaan atau ketidak cukupan prosedur-prosedur pengendalian data yang
dikirim dari departemen pemakai ke departemen pemrosesan data akan merupakan
kelemahan-kelemahan signifikan, karena hal tersebut memungkinkan adanya
transaksi-transaksi palsu atau tidak terotorisasi yang masuk ke dalam system
pemrosesan
- Masukkan Data
Setelah dokumen seperti faktur diterima oleh bagian pemrosesan data, maka
akan dilakukan key-transcribe atau pengetikan dengan menggunakan terminal data
atau computer personal ( PC ), kemudian disimpan dalam disk. Setelah itu file
masukan diverifikasi ( Key Verification ).
- Pengeditan Data Program
Teknik perangkat lunak yang digunakan untuk mengecek kesalahan data sebelum
pemrosesan dilakukan.
Beberapa alasan untuk menggunakan teknik tersebut adalah :
· Kesalahan-kesalahan
masukan yang timbul dengan melewati verifikasi
· Kesalahan orang yang
menyiapkan dokumen sumber dengan mengabaikan masukan penting.
· Volume data dalam
operasi PDE, dan kemungkinan adanya data yang dimasukkan ke system tanpa
konversi ulang, membutuhkan skrining metodologis atas seluruh data masukan.
Sistem-sistem masukan tanpa kertas
Dalam sistem-sistem masukan tanpa kertas
(paperless input systems), kadang disebut juga sistem masukan on-line,
transaksi-transaksi dimasukkan secara langsung kedalam jaringan komputer, dan
kebutuhan pengetikan dalam dokumen sumber dikurangi. Oleh karena itu,
memberikan tingkat otomasi lebih tinggi daripada sistem dengan kertas.
Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas kemungkinan ketiadaan
pemisahan tugas dan jejak audit. Konsentrasi fungsi-fungsi dalam masukan data
tanpa-kertas mengurangi pengendalian yang berkaitan dengan pemisahan tugas.
Pengendalian-pengendalian ini (pengendalian penelaahan dan pengendalian batch
atau dokumen-dokumen sumber dan pengendalian yang berkaitan dengan penyiapan
dokumen sumber, seperti pemranomoran, otorisasi, dan penelaahan) penting bagi
keterpaduan jejak audit dan harus dikomplementasikan dalam sistem tanpa kertas.
Sistem Masukan Tanpa-Kertas Membutuhkan Intervensi Manusia. Terdapat banyak jenis sistem masukan tanpa-kertas dimana para pemakai
memasukkan transaksi-transaksi secara langsung ke komputer. Diantaranya, sistem
masukan data manual dan sistem identifikasi otomatis seperti sistem
Point-Of-Sale (POS).
Dalam sistem masukan data manual on-line, para pemakai
secara manual mengetik transaksi ke sistem komputer. Dalam sistem
identifikasi otomatis, barang dagangan dan lainnya dibuatkan kartu dengan
kode terbaca-mesin.
Transaksi-transaksi dengan system masukan tanpa-kertas yang melibatkan
intervensi manusia umumnya diproses melalui dua tahapan: entri data dan edit
data, dan transfer ke sistem aplikasi komputer pusat.
Memasukkan Data dan Edit Data. Seringkali dilakukan pada saat transaksi
dimasukkan. Jika transaksi diterima, akan diproses segera atau kemudian. Jika
diproses kemudian, tambahan pengeditan data harus dilakukan.
Transfer Ke Sistem Komputer Pusat. Transaksi-transaksi biasanya dimasukkan
secara langsung ke komputer pusat melalui beberapa jenis terminaldata yang
berkaitan.
Sistem Masukan Tanpa Kertas Yang Tidak Membutuhkan Intervensi Manusia : pemrosesan transaksi otomatis secara penuh. Salah satu aplikasi
teknologi ini adalahnetworked vending machine (NVM)
Sistem Pemrosesan
SISTEM PEMROSESAN BERDASAR-KERTAS
Pada dasarnya seluruh sistem berdasar-kertas untuk memproses
transaksi akan berorientasi-batch. Dalam sistem pemrosesan
berorientasi-batch, transaksi transaksi dimasukkan ke dalam komputer (
seperti di bahas sebelumnya ) dalam bentuk batch. Batch-batch ini kemudian
diproses secara periodik. Contoh pemrosesan
batch adalah laporan jam mingguan untuk membuat cek pembayaran
pemrosesan kelompok cek untuk memutakhirkan file master hutang dagang, dan
pemrosesan faktur faktur untuk memutakhirkan file induk piutang dagang.
Pemrosesan secara batch akan ekonomis jika pemrosesan meliputi jumlah transaksi
yang banyak.
Pemrosesan Secara Batch dengan Pemutakhiran File Secara Berurutan
Banyak sistem berdasar-kertas, yang berorientasi batch menggunakan pemrosesan
file berurutanuntuk memutakhirkan file induk dan biasanya mencakup tahap
tahap berikut ini :
- · Penyiapan
file transaksi .
- · Pemutakhiran
file induk.
- · Pemutakhiran
buku besar.
- Penyiapan laporan buku
besar
-
System pemrosesan tanpa-kertas
Dalam system pemrosesan tanpa kertas baik pemrosesan batch maupun tepat
waktu dapat dilakukan. Dengan pemrosesan tepat waktu kadang-kadang disebut
online real time processing. Transaksi-transaksi diproses pada saat dimasukan
kedalam system. Baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dibahas berikut ini
dalam konteks system pemrosesan tanpa-kertas.
Pemrosesan batch dalam system pemrosesan tanpa-kertas
Pemrosesan batch dalam system tanpa-kertas mirip dengan pemrosesan batch
dalam system berdasarkan kertas. Perbedaan utamanya adalah bahwa voucer jurnal
diganti dengan fungsi yang serupa tetapi secara elektronis.
Pemrosesan tepat-waktu dalam system pemrosesan tanpa-kertas
Keuntungan utama adalah system tanpa kertas adalah memungkinkan untuk
melakukan pemrosesan yepat waktu. On-line, real time systems (OLRSs) memproses
transaksi segera setelah dimasukan dan dapat segera pula menghasilkan keluaran
untuk pemakai. Pemrosesan transaksi-transaksi individual sebagai kebalikan dari
kelompok-kelompok transaksi disebut pemrosesan segera,pemrosesan langsung atau
pemrosesan tepat-waktu
Jenis pemrosesan tepat-waktu dalam OLRS
· Inquiry/response
systems,
· Sistem memasukan
data, pemakai tidak memasukan data pemrosesan mereka hanya meminta informasi
· System pemrosesan
file,
· Sistem pemrosesan
penuh atau system pemrosesan transaksi, para pemakai juga melakukan masukan
transaksi –transaksi secara interaktif
Sistem Keluaran
Sistem keluaran dengan kertas
Sebagian besar sistem dengan kertas, dan berorietasi-batch dengan
pemrosesan file sekuensial menghasilkan volume keluaran yang besar. Karena
sistem tersebut tidak menyediakan kueri pemakai untuk akses-random, sistem
tersebut umumnya menghasilkan keluaran atau rangkapan microfiche dari seluruh file
sebagai referensi. Sebagai contoh, hasil cetakan keluaran file piutang dagang
dapat digunakan untuk melihat saldo pelnaggan individual.
SISTEM KELUARAN TANPA KERTAS
Sistem Tanpa kertas yang online dan tepat waktu cenderung menghasilkan sangat
sedikit keluaran. Sistem tersebut hampir dapat dikatakan sangat cocok untuk
perusahaan berukuran sangat, besar karena sangat tidak praktisuntuk mencetak
keluaran yang mungkin mencakup banyak sekali dokumen / catatan.
Pengendalian keluaran dirancang untuk mengecek bahwa
hasil pemrosesan telah berupa keluaran yang sah dan keluaran tersebut telah
didistribusikan secara memadai
Kelompok pengendalian PDE terpisah seringkali
dibentuk untuk memonitor operasi PDE. Kelompok pengendalian PDE kerap merupakan
bagian dari fungsi Audit Interen perusahaan.Register distribusi
keluaran dibuat untuk mengendalikan disposisi laporan. Register ini
dan dokumentasi yang berkaitan harus di telaah secara periodik di fungsi aufit
intern perusahaan.